09.13.19

Preguntas clave antes de realizar un evento

No es extraño que a la hora de comenzar a organizar un evento no tengamos muy claro por dónde debemos empezar. Para tener una guía al respecto, hemos organizado una serie de preguntas que deberías hacerte antes de planear tu evento. Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a direccionar tus esfuerzos y saber en qué debes fijar tu atención.

  • ¿Qué tipo de evento estás planeando? Existen varios tipos de eventos, los cuales hemos mencionado y descrito en otra publicación. Es primordial que comiences por entender qué tipo de evento estás planeando porque de esa manera sabrás cuál es tu elemento más importante o al que más cuidado deberás prestar. ¿Es el espacio del salón o el número de meseros o la calidad de los efectos de sonido y luces? Todo depende del tipo de evento.
  • ¿Cuál es el presupuesto del evento? Está es una clara pregunta para empezar a organizar y no por casualidad es segunda en nuestra lista. Todo se desprenderá consecuentemente de la cantidad de dinero al que nos tengamos que ajustar. No solo en los eventos empresariales se debe hacer un presupuesto. También en los eventos sociales es necesario organizarse financieramente antes de comenzar.
  • ¿Cuántos invitados o asistentes tiene el evento? Esta pregunta determinará el espacio que necesitaremos para realizar el evento y por ende, la locación. Este es uno de los primeros aspectos en los que se debe pensar porque la reserva de los salones para eventos se debe hacer con antelación y nada nos asegura que encontraremos la disponibilidad requerida a pocos días del evento. Por ello, define un número de invitados y comienza a buscar salones que se ajusten al número de asistentes. Si no tiene un número exacto, saca un aproximado y súmale entre 5 a 8 asistentes más (dependiendo de la magnitud del evento), en caso de que tus asistentes aumenten. Asegúrate de preguntar qué capacidad tiene el salón y las diferentes formas en las que se pueden organizar las mesas. En los hoteles normalmente cuentan con varios salones de distintas capacidades y las mesas y sillas en cada uno de éstos se pueden organizar de varias formas: espina de pescado, aula, auditorio, entre otros.
  • ¿A quién va dirigido el evento? Esta es una pregunta importante para determinar de qué forma se debe comunicar el evento. No es lo mismo comunicar un evento dirigido a empresarios del sector textil, que comunicar un evento social a adolescentes. Esto también definirá aspectos importantes del evento como el menú, horario, ambiente y decoración.
  • ¿En qué fecha se debe ejecutar el evento? Como lo mencionamos en el punto 3, este aspecto es importante pues nos da con antelación la tarea de reservar el lugar en el que se realizará el evento. De esa manera, una vez reservado el salón, se podrán ejecutar otras tareas teniendo en cuenta la fecha límite que es la fecha de realización del evento. Tareas tales como contratar equipo de sonido y luces, música en vivo, meseros, arreglos florales, carpetas marcadas para eventos corporativos, servicios de catering, entre otros.
  • ¿Cuáles son los objetivos del evento o qué expectativas se tienen respecto al evento? No menos importante que todo lo anterior es conocer muy bien cuáles son los objetivos del evento. El saber qué se busca con la ejecución del evento, nos guiará al momento de tener una duda en alguna de las decisiones que se deben tomar en el desarrollo del mismo. Siempre se deberá volver al ¿por qué? y ¿para qué? con el fin de asegurarse de estar yendo por el camino correcto.
Estas preguntas te ayudarán a aclara el panorama frente a la realización de tus eventos sin importar el tamaño.
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Nos esforzamos en la sensibilización constante a nuestro personal y huéspedes, así como en el cumplimiento de la legislación y el respeto de los derechos a nuestros colaboradores, proveedores, clientes y huéspedes, en el marco de un desarrollo sostenible.

Es así, como Hotel Vilar América fue uno de los primeros siete hoteles en certificarse en Sostenibilidad. También logramos el Sello Ambiental Colombiano, y recientemente en 2015, la certificación en The Code.
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