09.13.19

Los 5 inconvenientes más comunes en la organización de un evento

En el mundo de los eventos se dice que la mejor forma de evitar los problemas es anticiparse a ellos y tener siempre capacidad de reacción. Los problemas y las inconformidades siempre van a existir. Siempre habrá algo por mejorar en la ejecución de un evento. Sin embargo, la experiencia en el desarrollo de los eventos, trae consigo el conocimiento de situaciones que suelen presentarse y que conociéndolas ya, se les podrá prevenir adecuadamente. Estas son algunas de ellas:
  • Los equipos de sonido o audiovisuales no funcionan: Esta es una falla común en todos los eventos. Sin embargo, no por ser común quiere decir que no sea grave. Este detalle podría entorpecer totalmente una junta de socios que se realice vía Skype, por ejemplo. La calidad y perfecto funcionamiento de los equipos es un factor fundamental en la organización de un evento. Para asegurarse de que éstos funcionan adecuadamente, es recomendable probarlos días antes cuando se visite el salón del evento y por lo menos 4 horas antes del evento. A pesar de que en el momento de probarlos funcionen perfectamente, pregunta a tu proveedor u organizador de eventos qué plan B o back up tiene en caso de que éstos fallen.
  • Largas filas para registrarse en el evento: Normalmente en los eventos corporativos, congresos, conferencias, capacitaciones o seminarios es obligatorio que los asistentes se identifiquen y registren antes de ingresar. Esto genera largas e incómodas filas. Además muchas veces se cita al evento teniendo en cuenta la hora en la que esté comienza y se ignora el tiempo que el asistente se tomará en el proceso de registro, lo cual inevitablemente ocasionará que ingresen tarde al evento. Para evitar estas filas, crea un pre registro de los asistentes días antes a través de correo electrónico. Una técnica muy común hoy en día es enviar un código de barras que deberá imprimir el asistente y llevar consigo el día del evento. En su ingreso, sencillamente se registrará su código de barras con un lector. También existen aplicaciones para celular que ofrecen servicios similares.
  • El espacio es demasiado pequeño para los asistentes: Si no estás seguro de cuántos invitados asistirán o si creíste estar seguro pero tu evento supera el número de invitados inicial, ten preparado un espacio alternativo para los asistentes extras. Asegúrate que los asistentes que no esperabas no noten que la logística no estaba preparada para recibirlos o que estarán en condiciones distintas (menores) que los otros asistentes.
  • El orador o conferencistas del evento no llegan: Esto suele ocurrir con frecuencia. Todos los asistentes se encuentran dentro del salón, pero el orador aún no se presenta. Para evitar esto, cita a los conferencistas una o dos horas antes de la hora oficial del evento. Si aún así llega tarde o no se presenta, lo más recomendable es informar a los asistentes lo que ocurre de forma diplomática y adecuada. Cuando las personas no saben lo que ocurre, tienden a irritarse. De esta manera, estarán informados y sabrán que los organizadores del evento son un intermediario y que el orador es responsable de su puntualidad.
  • No medir el éxito del evento: Este es uno de las fallas más graves dentro de un evento, pues no hay oportunidad de mejora frente a una situación que no se conoce. Es importantísimo evaluar el éxito de un evento, la satisfacción de los asistentes, los temas a mejorar que el mismo equipo de trabajo pueda identificar. De esta manera, en el próximo evento se tendrán en cuenta estos aspectos.
Esta lista podrá ayudarte a resolver los posibles inconvenientes que tengas cuando realices tu evento.
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Distinciones que son Sinónimo de Excelencia

Los premios y distinciones son la mejor prueba de que nuestra calidad en el servicio y hospitalidad a todos los viajeros como tú, son constantes y nos animan a trabajar más para mejorar. Nos alegra recibir estas distinciones a lo largo de 35 años de trayectoria.
Tripadvisor Travellers Choice
Tripadvisor Certificado de Excelencia 2019
Tripadvisor Green Leader Plata
Hotels Loved by Guests
Booking Guest Award
Detecta Hotel Award

Somos un hotel ambiental y socialmente responsable

Hotel Vilar América como empresa prestadora de servicios turísticos, está comprometida con la disminución de los impactos negativos que se puedan generar en aspectos ambientales, socioculturales y económicos. Para ello desarrollamos programas para el uso eficiente de los recursos naturales, la disminución de agentes contaminantes, la promoción de patrimonio cultural colombiano, el apoyo a comunidades y la prevención de la explotación sexual de menores.

Nos esforzamos en la sensibilización constante a nuestro personal y huéspedes, así como en el cumplimiento de la legislación y el respeto de los derechos a nuestros colaboradores, proveedores, clientes y huéspedes, en el marco de un desarrollo sostenible.

Es así, como Hotel Vilar América fue uno de los primeros siete hoteles en certificarse en Sostenibilidad. También logramos el Sello Ambiental Colombiano, y recientemente en 2015, la certificación en The Code.
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